仕事術

【説明上手になる!】説明上手な人の9つの特徴

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こんにちは、みくとです。

説明、相手に話すというのは、見た目、人柄と同じで、
あなたをどんな人か判断する指標です。

つまり、
説明上手になるということはあなたの魅力をあげます。

しかし、
あなたは自分の言いたいことを相手にうまく伝えられますか?
自分でも何を言っているのかわからなったりしませんか?

説明には型やコツがあります。

そのポイントを抑えるだけで、あなたも説明上になれます。

是非、メモをし使ってみて下さい。

説明上手になる!9つの特徴

①アンチクライマックス法を使う

普通の話の構成は、
ストーリーを話し最後にオチをつけるという話し方です。(クライマックス法)

このアンチクライマックス法は、先にオチを話す説明の仕方です。

つまり、
結論を話してから、理由や対策を話すという説明です。

ビジネスの世界では、基本の話し方ですね。

ここであなたが行うことは、
まず、【あなたが相手に一番伝えたいポイント、目的】を考えてみてください。

そこから、それに至った理由や、
そしてこれからどうするかを話してみてください。

話す目的を定めるだけで、話が一気にスマートになります。

②説明する対象のポイントの数を伝える

先ほどの続きで、話す目的、
ポイントが1つに絞れないときもあると思います。

そんなときは、大きく3つのポイントに分けてみてください。
※報告のときは3つ以上はうんざりさせるので、3つにまとめましょう。

『これから話すことには、3つのポイントがあります。』
よく、あなたも聞いたことがあると思います。

先にポイントの数を話すことで、
今、会話全体のどこを話しているのか、
相手が何を覚えればいいのか明確になります。

グッとあなたの話が聞きやすくなるのです。

先ほどと同じように結論→理由という流れで説明します。


☆☆例文☆☆

人と仲良くなる方法(大きいテーマ)

人と仲良くなるには3つのポイントがあります。(数の提示)

1つ目が、名前を呼ぶことです。(結論)
名前とは、その人にとって一番心地よい言葉です。
名前を呼ぶことで、承認欲求が満たされるためです。(理由)

2つ目が、相手に親切をすることです。(結論)
親切をすることで、脳内物質のオキシトシンという
幸せホルモンが分泌されるためです。(理由)

3つめが、共通点を見つけることです。(結論)
人間心理学で類似性の原理というものがあります。
これは似ている人ほど好感度が高くなるという心理学です。(理由)

③具体例や比喩を使う。

2番の最後に「例」で話し方を書いたように
例えを使うことで、相手がイメージしやすくなるため、格段にわかりやすくなります。

しかし、注意点もあります。

誰でもが知っていることを例えに使わないとかえってわかりにくくなります。

例えば

ワンピース(漫画)の仲間の構造が、
チームを作る上で非常にいいモデルとなっております。

ワンピースを知らない人からするとなんのことだかさっぱりわかりませんよね。

ポイントは、 
1、誰でもが知っていること、
2、できるだけ簡素にし頭の中でイメージしやすいもの
3、ただ具体化するのでなく、自分で納得できるかもみる

慣れていないうちは具体例で、わかりにくくするので、ご注意を、

④数字を使う

具体化するときには、
数字や大きさを用いると分かりやすくなります。

「私はビジネス本が大好きです。」よりも
「私は月に30冊本を読んでいて、そのうち25冊はビジネス本です。」

と伝えた方が、その人がどんな人かイメージしやすいと思います。

話に数字を用いることで、具体性や説得力も増していきます。

説明するときにはデータや数字というのを、伝えていきましょう。


数字で見る癖をつけると、物事の本質を見抜けるようにもなります。

⑤相手の理解度に合わせる

話を合わせるというも重要なことです。

あなたも、偉い講師の方のお話でも響かないときや、
何を言ってるのかわからないときってありますよね。

それは、専門用語が多かったり、大前提の知識がないと理解てきなかったり、
話がすこし難しいための場合が多いです。

極端な話ですが、
幼稚園児と大学生にする説明って全く違いますよね。

それと同じで、
今あなたが説明する相手に合わせて説明してください。

話す内容、使う言葉、話し方、
と変えるところはたくさんあります。

いかにできた話よりも、いかに理解させるかも重要なことです。

⑥相手の反応を確かめながら話す

先ほどの【相手の理解度に合わせる】似ていますが、
ここでは、言いたいことは、
話をまとめる時間、整理する時間を作るということです。

話の途中で、「ここまで、よろしいでしょうか?」
と相手を歩調を合わす言葉も大事になります。

ここで、相手の反応がいまいちの場合、
もう一度、要点を話したり、
もっと具体例を話したりすることが必要になります。

思わぬ一言が相手の疑問になったりもします。

比較的わかりやすく簡単な話でも、
いいタイミングで歩調を合わす必要もあります。

⑦長く話しすぎない

これは説明下手にかなり多い特徴です。

話が長いと、直接テーマに関係のないことを話している状態です。

聞き手からすると結局いいたいのは何?と頭の中で思うのです。

話の流れはだいたいこの流れになります。

結論→理由→具体例→補足→関連情報→脱線、雑談

正直、具体例までで十分です。

話すときはメモや電子媒体に、説明する話の要点をまとめておきましょう。
話が脱線し始めたら、要点メモに戻って説明してください。

⑧曖昧な言葉を使わない

すごい、いっぱい、なんでも、等
曖昧な言葉は使わないようにしましょう。

すごい→対象の何がすごいのか、どんなことをしたのか、
いっぱい→数字や大きさを表す。
なんでも→具体的に何か、なんでもの具体例(なんでもOKです、例えば、ブドウやリンゴ・・・)

物事を細かく描写することで、相手もイメージがしやすくなります。

⑨これからのことを話す。

あなたがうまく説明したとしても、
受けた相手がその情報や知識を使えなければ意味がありません。

報告の説明であっても、その話したことをどうするかを話すべきです。

ここで言いたいことは、

説明を受け「自分はどうしたらよいか(自分はどうするか)」を明確にすることが大切ということです。

相手に説明したときは、
相手にとってほしい行動を最後に話します。

報告の場合は、説明した内容から自分はどう動くのかを相手に伝えます。

これからのことを話すことで、その説明が完結するのです。

おまけ:教える立場にある人の説明、

あなたが説明するとき、相手はメモを取ると思います。

あなたの説明がうまいか、
うまくないかは、相手の理解度で判断されます。

つまり、
後で見返すメモをうまくとらせれば、あなたは説明上手と判断されるのです。

具体的な意識することは、

  • 箇条書に要点を伝える。
  • 区切りの良いところで言いたいことを短くまとめる、
  • 説明ののち、相手がやること伝える。

などのテクニックもあるので、
是非、意識して説明してみてください。

今日のまとめ      

説明上手になる人の特徴

①アンチクライマックス法を使う
結論→理由の順で説明する

②説明する対象のポイントの数を伝える
何を覚えればよいのか明確になる

③具体例や比喩を使う。
イメージがつきやすくなる。

④数字を使う
説得力や具体性が増す

⑤相手の理解度に合わせる
幼稚園児と大学生では説明の仕方は変わる。その人達に合わせて説明する

⑥相手の反応を確かめながら話す
合間合間に整理する時間を作る

⑦話を長くしすぎない
結局何がいいたいの?と相手の中で疑問が生じる。

⑧曖昧な言葉を使わない
数字、具体例、何をどうするか、を説明することで、よりイメージができる

⑨これからのことを話す。
「自分に何をしてほしいのか(自分は何をするのか)」を明確にする

さいごに

説明するのに大きく必要なことは、
構成と不要な言葉を削ることです。

この2点だけでかなり端的に説明できる人になれます。

できるだけ、短くまとめる練習をしていけば、あなたも説明上手に近づきます。

普段から意識していきましょう。

以上、みくとでした。

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